SIN LÀ GÌ? CÁCH ĐĂNG KÝ SIN.

Số Bảo hiểm xã hội (Social Insurance Number – SIN) là một dãy số gồm 9 chữ số được được cung cấp bởi Trung tâm Dịch vụ Canada (Service Canada Centre) từ chính phủ liên bang. Cá nhân cần có số SIN  để làm việc ở Canada hoặc để nhận các phúc lợi xã hội và dịch vụ từ các chương trình của Chính phủ.

SIN sẽ được cấp riêng từng người và chỉ có giá trị với mỗi 1 người được cấp. Chính phủ khuyến nghị lưu trữ bất kỳ tài liệu nào chứa số SIN và thông tin cá nhân ở một nơi an toàn. – không nên giữ số Sin bên mình.

Service Canada Centre hiện đang phát hành SIN ở dạng giấy (giấy xác nhận số SIN). Các thẻ nhựa trước đây đã ngừng sản xuất nhưng vẫn còn giá trị sử dụng.

Ai đủ điều kiện đăng ký cấp số SIN?

Công dân Canada, thường trú nhân, người tạm trú (du học, lao động) cần có số SIN để làm việc và tham gia các chương trình trợ cấp chính phủ.

Trẻ em từ 12 tuổi trở lên có thể nộp đơn xin cấp số SIN cho chính mình.

Cha mẹ và cá nhân được ủy quyền hợp pháp để thay mặt nộp đơn xin số SIN cho trẻ em dưới tuổi trưởng thành. Ví dụ: Cha mẹ có thể đăng ký Sin cho trẻ sơ sinh thông qua Dịch vụ Đăng ký trẻ sơ sinh (Newborn Registration Service).

Cần chuẩn bị những gì trước khi đăng ký SIN?

Làm hồ sơ đăng ký số SIN, bạn phải chuẩn giấy tờ chứng minh nhân thân và tình trạng cư trú hợp lệ ở Canada. Giấy tờ phải là tài liệu gốc, bản sao không được chấp nhận.

Nếu bạn nộp hồ sơ cho người khác, có thể bạn cũng cần cung cấp thêm một số giấy tờ xác nhận tùy từng trường hợp bạn nộp thay cho ai. Bạn có thể vào Webiste Chính phủ Canada để tìm hiểu cách thức đăng ký khi nộp hồ sơ hộ.

Bạn sẽ phải cung cấp các tài liệu sau:

Giấy tờ chính

Thường trú nhân

Nếu bạn đã trở thành Thường trú nhân, bạn phải cung cấp một trong những loại giấy tờ do cơ quan di trú Canada cấp sau đây:

Thẻ Thường Trú Nhân (PR Card) được cấp bởi IRCC hoặc CIC

Giấy xác nhận Thường Trú Nhân (Confirmation of Permanent Residence (CORP),

Hồ Sơ Nhập Cảnh (Record of Landing) nếu bạn đến trước ngày 28 tháng 6 năm 2002

Bạn cũng cần cung cấp giấy tờ nhằm xác minh danh tính thể hiện tên, ngày sinh và được cấp bởi chỉnh phủ liên bang, tỉnh ban. Ví dụ : bằng lái xe tỉnh bang hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc bất kỳ giấy tờ định danh nào do chính phủ cấp.

Cư trú tạm thời

Người cư trú ngắn hạn phải cung cấp một trong những loại giấy tờ sau đây do cơ quan di trú Canada cấp:

Giấy phép làm việc (Work Permit)

Giấy phép du học (Study Permit) có nêu rõ là bạn được phép làm việc tại Canada

Hồ sơ đi lại và nhập cảnh có nêu rõ là bạn được phép làm việc tại Canada

Kèm theo một số giấy tờ chứng minh nhân thân như Passport nước ngoài, bằng lái xe do chính quyền tỉnh bang cấp, các ID cho chính phủ Canada cấp…

Giấy tờ bổ sung

Giấy tờ bổ sung là một loại văn bản pháp lý nêu rõ họ và tên bạn hiện đang được sử dụng. Đây là tài liệu bắt buộc nếu tên trên giấy tờ chính thức của bạn khác với tên đang dùng.

Trong trường hợp như vậy, ngoài giấy tờ chính thức, bạn sẽ cần cung cấp một trong số những loại giấy tờ sau đây:

Giấy chứng nhận kết hôn hoặc một loại giấy tờ tương tự để xác nhận họ của bạn sau khi kết hôn

Giấy quyết định ly hôn hoặc một loại giấy tờ tương tự

Quyết định thay đổi họ tên hợp pháp hay theo đề nghị của toà án được ban hành theo luật định về việc thay đổi họ tên của tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ

Lệnh con nuôi được chứng nhận bởi tòa án Canada (chỉ áp dụng cho việc nhận con nuôi ở Canada)

Tùy thuộc vào tình huống cụ thể, có thể dùng những loại giấy tờ bổ sung khác.

Giấy tờ chứng minh địa chỉ

Các giấy tờ nhằm chứng minh địa chỉ đang ở của bạn. Các giấy tờ này phải được cung cấp bởi: Chính phủ, Doanh nghiệp, ngân hàng, người cho thuê nhà, chủ lao động.

Thủ tục đăng ký số SIN

Làm thủ tục trực tiếp

Bạn sẽ không phải trả phí khi đăng ký xin cấp số SIN và bạn có thể làm thủ tục trực tiếp. Chỉ cần thu thập bản chính tất cả các loại giấy tờ cần thiết theo yêu cầu và đem đến văn phòng Dịch vụ Canada (Service Canada) gần nhất.

Nếu giấy tờ hợp lệ và đúng quy trình, bạn sẽ nhận được số SIN ngay khi nộp hồ sơ và bạn sẽ không cần để lại các giấy tờ của mình.

Nộp hồ sơ bằng bưu điện

Bạn có thể nộp hồ sơ bằng đường bưu điện nếu như bạn sống cách văn phòng Dịch Vụ Canada xa hơn 100 km hoặc do một số điều kiện hạn chế khiến bạn không thể đến văn phòng Dịch Vụ Canada.

Nếu bạn cần nộp hồ sơ bằng đường bưu điện, hãy thực hiện theo các bước sau:

Gọi số 1-800-206-7218 và chọn ‘3’ để xác nhận xem bạn có đủ điều kiện để làm thủ tục qua đường bưu điện được hay không.

Tải mẫu đơn xin cấp số SIN, in và điền đầy đủ thông tin .

Gửi đơn xin cấp số SIN đã được điền đầy đủ và tài liệu gốc của bạn tới:

Service Canada

Social Insurance Registration Office

PO Box 7000

Bathurst, NB E2A 4T1

Nếu bạn đăng ký số SIN online hoặc qua đường bưu điện và đơn của bạn được xét duyệt, bạn sẽ nhận được được một lá thư kèm theo số SIN qua đường bưu điện trong 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn đăng ký. Nếu đã hơn 25 ngày làm việc và bạn muốn tìm hiểu tình trạng đơn đăng ký của mình, hãy liên hệ với văn phòng tiếp nhận.

Sử dụng và bảo vệ số SIN sau khi được cấp

Sau khi SIN được cấp, Service Canada sẽ lưu trữ thông tin cá nhân của bạn trong Cơ quan đăng ký bảo hiểm xã hội (The Social Insurance Registry).

Khi nào sử dụng số SIN?

Bạn sẽ phải cung cấp số SIN:

Sau khi được tuyển dụng

Cho mục đích khai thông tin thuế thu nhập cá nhân

Khi mở một tài khoản mà từ đó bạn kiếm được lãi suất tại một tổ chức tài chính như ngân hàng hoặc hiệp hội tín dụng

Khi tiếp cận các chương trình và phúc lợi của chính phủ bao gồm: Phúc lợi từ Quỹ Hưu Trí Canada (CPP), phúc lợi từ Bảo Hiểm Thất Nghiệp, Phúc Lợi cho Trẻ Em Canada, tiền cấp dưỡng nuôi con, các chương trình cho Sinh viên Canada vay vốn, hoàn thuế giá trị gia tăng GST/HST

Một số doanh nghiệp có thể yêu cầu bạn cung cấp số SIN. Điều này là cực kỳ hạn chế, không nên làm, nhưng không phải là bất hợp pháp.

Ví dụ về các trường hợp bạn không phải cung cấp SIN của mình:

Chứng minh danh tính của bạn (ngoại trừ một số chương trình của chính phủ)

Nộp đơn xin việc

Làm thủ tục thuê tài sản

Thương lượng hợp đồng thuê nhà với chủ nhà

Đăng ký thẻ tín dụng

Thực hiện một số giao dịch ngân hàng (thế chấp, vay theo hạn mức tín dụng, vay nợ)

Thuê xe.

Đăng ký dịch vụ điện thoại di động, Internet hoặc truyền hình

Viết di chúc

Đăng ký vào một trường đại học hoặc cao đẳng

Nếu bạn được hỏi SIN khi luật không yêu cầu?

Nếu bạn được hỏi số SIN khi luật không yêu cầu, bạn nên đặt câu hỏi cho người/đơn vị yêu cầu cung cấp số SIN, số SIN của bạn sẽ được sử dụng như thế nào và chia sẻ với ai. Giải thích với họ rằng luật không yêu cầu bạn cung cấp số SIN trong trường hợp này nếu không có một câu trả lời thỏa đáng.

Nếu công ty hoặc tổ chức từ chối cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm cho đến khi bạn cung cấp số SIN, hãy yêu cầu nói chuyện với quản lý/người phụ trách. Trên thực tế có một số công ty hoặc tổ chức không biết sử dụng SIN một cách hợp lý của số SIN. Một khi họ hiểu thì chắc chắn sẽ thay đôi cách làm việc của mình, muốn họ thay đổi  – chỉ khi bạn lên tiếng.

Nếu bạn không hài lòng với phản hồi của đơn vị, bạn có quyền nộp đơn khiếu nại lên Văn Phòng Thanh Tra Bảo Vệ Quyền Riêng Tư Canada (Office of the Privacy Commissioner of Canada)

Tầm quan trọng của việc bảo vệ số SIN

Chính phủ luôn lưu ý tầm quan trọng của việc bảo mật số SIN và bảo vệ nó khỏi việc sử dụng gian lận.

Nếu số SIN rơi vào tay kẻ xấu, bạn có thể bị rò rỉ thông tin cá nhân và bị xâm phạm quyền riêng tư. Kẻ xấu có thể sử dụng số SIN của bạn để nhận được phúc lợi và những khoản thanh toán của Chính phủ, tiền hoàn thuế hoặc tín dụng ngân hàng. Thông tin cá nhân của bạn cũng có thể bị tiết lộ cho những người không được phép, dẫn đến hành vi trộm cắp danh tính và các cách thức gian lận tinh vi khác.

Việc số SIN có thể bị lạm dụng trong các khoản vay có thể ảnh hưởng xấu đến xếp hạng tín dụng của bạn và khiến bạn gặp khó khăn trong việc nhận được tín dụng trong tương lai.

Số SIN của bạn sẽ được sử dụng bất hợp pháp trong khi Cơ quan Thuế vụ Canada vẫn yêu cầu bạn trả thuế cho khoản thu nhập mà bạn không nhận được.

Vì vậy, bạn cần thông báo cho Dịch vụ Canada nếu thẻ SIN bị mất hoặc nếu nghi ngờ rằng SIN của mình đang bị sử dụng sai mục đích. Bạn không nên sử dụng thẻ SIN của mình như giấy tờ để nhận dạng và không nên mang theo bên mình. Thay vào đó, nên lưu trữ thẻ an toàn ở nhà. Không bao giờ cung cấp SIN qua điện thoại trừ khi chính chủ thẻ là người thực hiện cuộc gọi và biết chắc về người mình đang nói chuyện. Cuối cùng, không bao giờ trả lời email yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân như số bảo hiểm xã hội.